Utilizar Google Drive

1. Utilizar Google Drive

¿Qué es Google Drive? ¿Para qué se utiliza?

Conozcamos como subir, crear, editar y/o compartir archivos, y cómo trabajar en grupo. Para ello, comencemos conociendo la interfaz:

1. Menú lateral: Aquí podemos encontrar las opciones rápidas.
   • Mi unidad: Es el directorio raíz donde almacenamos todo lo que subimos, nos permite crear carpetas para mantener ordenados nuestros archivos.
   • Compartido conmigo: En esta sección podemos ver aquellos archivos que hayan sido compartidos con nosotros.
   • Reciente: Aquí podemos consultar los últimos archivos que hayamos subido.
   • Destacados: Al igual que en el correo electrónico, aquí encontramos los archivos que hayamos marcado como destacados.
   • Papelera: Sección en la que encontramos los archivos y carpetas que hayamos borrado.
2. Nuevo: Con este botón podemos subir archivos, crear carpetas, documentos...
3. Caja de búsqueda: Escribiendo aquí buscaremos archivos dentro de nuestro Drive.
4. Acceso rápido: Aquí encontraremos tanto los últimos archivos subidos como los más usados.
5. Carpetas: Sección en la que vemos todas nuestras carpetas.
6. Archivos: En esta parte encontramos todos los archivos que no tenemos organizados en carpetas.
7. Opciones: Si pinchamos sobre el botón nos mostrará las opciones de configuración.
8. Vista de lista/vista de cuadricula: Pulsando en este botón cambiamos la forma en que se muestran los archivos y carpetas.
9. Mi cuenta/Aplicaciones Google: Desde aquí podemos cambiar de aplicación o ver con que cuenta se está usando Drive.
10. Aplicaciones vinculadas: Pulsando sobre ellas podemos usar nuestro Google calendar, tomar notas en Keep o añadir accesos rápidos a otras aplicaciones.

Y por último tenemos una sección donde podemos ver el espacio utilizado en Drive junto con un botón para acceder a la compra de más espacio de almacenamiento, recordemos que Google nos ofrece de manera gratuita 15GB en total para todos sus servicios.

2. Subir archivos

3. Borrar archivos.

Para borrar/eliminar uno o varios archivos de Drive, clicamos con el botón derecho sobre el archivo y elegimos la opción "quitar". Recuerda que si queremos seleccionar más de un archivo debemos utilizar la tecla “Ctrl”

Tenemos que tener presente que no se elimina de manera definitiva sino que estará disponible en la "papelera".

Como podemos ver en la imagen, todos los archivos que enviemos a la papelera se borrarán definitivamente a los 30 días.

Si nos hemos equivocado al borrar un archivo, nos dirigimos a la papelera, seleccionamos el archivo que queremos restaurar, clic derecho y seleccionamos la opción de "restaurar" (o en el botón restaurar que aparecerá con algo seleccionado).

4. Carpetas

En Drive podemos crear carpetas para tener nuestros archivos organizados. Para ello, tenemos varias opciones:

• Clicamos en Nuevo > Carpeta y escribimos el nombre de la carpeta. Por último, clicamos en Crear.
• Clicamos con botón derecho en una parte en blanco de nuestra unidad, elegimos la opción Nueva carpeta, escribimos el nombre y clicamos en Crear.

Veamos como se hace:

Una vez creada la carpeta podemos acceder a ella con doble clic sobre la misma.

Para añadir archivos del ordenador a la carpeta podemos hacerlo de varias formas:

• Desde el botón Nuevo > Subir archivo
• Abrir la carpeta > Arrastrando los archivos a dicha carpeta, aparece un recudro, con el mensaje de "Suelta aquí para subirlos de inmediato a: Nombre de la carpeta".

Si lo que queremos es organizar los archivos de nuestro Drive, seleccionamos dichos archivos, clicamos con botón derecho y elegimos la opción "Mover a...". A continuación, nos aparecerá un listado con nuestras carpetas, y simplemente, clicamos en la carpeta a la que queramos mover el archivo.

Otras posibilidades que tenemos para manejar las carpetas son, la posibilidad de cambiar de nombre y asignarles un color para que podamos localizarlas de una manera más sencilla.

Para estas opciones, simplemente, seleccionamos la carpeta, clicamos con botón derecho y seleccionamos la opción de "cambiar nombre" o, si nos posicionamos sobre la opción "cambiar color", nos mostrará un pequeño Pantone donde podemos seleccionar el color que más nos guste.

5. Compartir

Una de las ventajas de Drive es que nos permite compartir archivos con otras personas.

Retomando el ejemplo anterior de las recetas de cocina, supongamos que queremos enviar (compartir) esas recetas a otra persona.

Veamos cómo se hace:

Seleccionamos el archivo o carpeta que queremos compartir, pulsamos botón derecho y elegimos compartir (o con los botones de compartir que se encuentran un poco más arriba a la derecha).

Nos ofrece dos posibilidades:

Compartir con personas y grupos:

En la zona “Añadir personas y grupos”, se introducen los correos electrónicos de las personas con las que vayamos a compartir ese archivo y a continuación clic sobre “Hecho”, automáticamente les llegará un mensaje indicando que se ha compartido un archivo con ellos.

Obtener enlace:

Otra forma de compartir un archivo es obteniendo el enlace que accede a ese archivo, copiarlo y pegarlo en un correo electrónico con uno o varios destinatarios, Whatsapp o ponerlo en alguna red social para que todo aquel que lo reciba pueda acceder a ese archivo.

Tenemos que tener en cuenta a la hora de compartir que podemos elegir que pueden hacer los invitados, es decir, si las personas con las que hemos compartido ese archivo pueden modificarlo, sólo leerlo o añadir comentarios. Para ello, sólo cuando hayamos introducido una dirección, nos dará la posibilidad de cambiar las opciones. Por último, clicamos en Enviar.

Una vez compartido un archivo o carpeta podremos observar que aparece un pequeño muñeco junto a esos archivos o carpetas para que sepamos a primera vista que es lo que se encuentra compartido.

Si queremos dejar de compartir, repetimos los mismos pasos que hemos realizado ahora pero, cuando nos de la opción de introducir las direcciones de correo, seleccionamos la persona con la queremos dejar de compartir, pulsamos sobre la caja de opciones que se encontrará a su derecha y seleccionamos "quitar" y a continuación, clicamos en Guardar.

Veamos un ejemplo:

6. Descargar

Otra de las opciones que nos ofrece Drive es poder descargar nuestros archivos y carpetas. Una opción muy útil si, por ejemplo, usamos más de un dispositivo y queremos tener acceso a nuestras cosas en todos ellos.

¿Cómo descargamos un archivo?

• Seleccionamos el archivo que queremos descargar.
• Desde la Barra de Menús > Archivo > Descargar> Elegir entre los diferente formatos, tales como .docx; .odt; .rtf; .pdf...

.

¿Cómo descargamos una carpeta?

Los pasos son los mismos que hemos realizado para descargar un archivo, seleccionamos, clic derecho y descargar. La diferencia estriba en que las carpetas se descargarán comprimidas en formato ZIP. Para poder descomprimirlas en nuestro dispositivo necesitaremos un compresor como Winzip o Winrar; y el proceso para descomprimir es muy sencillo, simplemente seleccionamos el archivo comprimido,  botón derecho sobre él y seleccionaremos la opción "extraer en...".

Tenemos que comentar que, si hemos compartido un archivo (o ha sido compartido con nosotros) esa persona podrá descargar también el archivo/carpeta.

7. *Ejercicios de repaso

Ejercicios de Google Drive

Inicia sesión en Google Drive introduciendo tu usuario y contraseña. 1. Vamos a trabajar organizando nuestros documentos: Primero crea una nueva carpeta con el nombre Curso. Busca cuatro fotos de tema libre a través de Google Imágenes y guárdalas en tu equipo. Después, guarda esas cuatro fotos en tu carpeta Curso.  Ahora comparte la carpeta Curso que contiene las cuatro nuevas fotos con el resto de la clase. Ahora vamos a eliminar y recuperar esta Carpeta que hemos creado. Elimina la carpeta Curso. Recupera (Restaura) la carpeta eliminada a través de la Papelera. Vacía la Papelera. Vamos a repetir el proceso, pero subiremos primero los archivos y crearemos después la carpeta dentro de la que los guardaremos. Elige un archivo y súbelo a tu Drive. En este momento crearemos una carpeta en la que guardarlo. La llamaremos Curso2. A continuación comparte esa carpeta con el resto de la clase.  Ahora elegiremos los permisos que vamos a otorgar a cada uno de los usuarios. Comparte esta carpeta con tres compañeros/as de clase permitiéndoles Organizar, añadir y editar el contenido. Comparte la misma carpeta con el resto de la clase, pero esta vez marcando la opción Solo puede ver. Por último, copia el enlace a nuestra carpeta para poder enviarlo a través de correo electrónico. Haz que los usuarios con los que compartes este enlace solo puedan verlo. Comprueba, asimismo, que está activada la opción Cualquier usuario con el enlace. Ahora descargaremos en nuestro equipo los archivos que nos hayan enviado nuestros/as compañeros/as de clase. Elige una de las carpetas o archivos que hayan sido compartidos contigo por el resto de la clase.  Descarga ese archivo (Si es una Carpeta, recuerda que primero se comprimirá antes de darnos la posibilidad de descargarlo en nuestro equipo). Elige una unidad en la que guardarlo en nuestro equipo. Podemos hacerlo en la unidad Documentos. Ahora elige un archivo que haya sido compartido contigo y muévelo a Mi unidad.  2. Vamos a realizar el siguiente ejercicio siguiendo los siguientes pasos: Una persona descarga en su equipo y sube el documento adjunto a Drive. La misma persona, en Drive, abre el documento con Google Documentos. La misma persona comparte el documento (el que tiene el formato de Google Documentos) con el resto de personas. A través del correo electrónico que reciben, cada una accede al documento compartido y allí escribe su nombre (se pueden ver los cambios que se están produciendo en el documento en directo). Cerrar la pestaña del documento. Acceder al mismo desde compartido conmigo, para comprobar que los cambios realizados (nombres) se guardan automáticamente (sin necesidad de tener que guardarlos manualmente.