Liburua inprimatuLiburua inprimatu

BILERA PRODUKTIBOAK

Gunea: KZguneako Formakuntza Plataforma
Ikastaroa: Bezeroarekiko komunikazioa: estrategiak, tresnak eta aplikazioak
Liburua: BILERA PRODUKTIBOAK
Nork inprimatua: Invitado
Data: asteartea, 2020(e)ko uztailaren 7(e)an, 21:21(e)an

1. Bilera Produktiboak

Hasteko, bilera guztietan egin beharrekoa, presentzialak izan edo ez izan, honako hau da: izan beharreko bilera eta topaketa guztien agendaren plangintza egin eta guztiak benetan beharrezkoak direla bermatu. Ondoren, ahalik eta gehien murriztu balio ez duten eta batere ekarpenik egiten ez diguten "ohiko" bilera horiek.

“Topaketa eraginkorrak” zerrendatzeko lehen fasea igaro ondoren, zehaztu beharko dira zein egin daitezkeen irtenbide birtualaren edo ez-presentzialaren bidez, eta zeinek eskatuko duten presentzia fisikoa.

Bilera

1.1. Bilera presentzialak

Hurbiltasunaren abantaila dute, gorputz mintzaira irakurri ahal izatea, bileraz harago harremanak ezarri ahal izatea.

Parte-hartzaileek aldi berean leku berberean egon behar izatea da desabantaila. Askotan, hori lortzea zaila izaten da. Bileraren denbora soilik kontatu beharrean, lekualdaketa-denbora ere kontatu behar dugu.

KONTUAN IZAN BEHARREKOA:

  • Bidali parte-hartzaileei deialdiaren eguna eta ordua.
  • Bidali parte-hartzaileei gai-zerrrenda eta landuko diren gaiak.
  • Argi izan bileraren helburua: informatu, iritziak bildu, produktu/zerbitzu… berriak definitu
  • Ezarri bileraren gehieneko iraupena eta eskaini gai bakoitzari denbora jakin bat (duen garrantziaren arabera).
  • Egin moderatzaile-funtzioa norbait gaian trabatzen dela, bilera oztopatzen duela edo aurrera egiten ez duela uzten ikusten duzunean.
  • Bildu bileran hitz egiten den guztia, idatzi aktan eta bidali parte-hartzaile guztiei.

1.2. Presentzialak ez diren bilerak

Zorionez, gero eta gehiago dira bideodeien bidez bilerak on line egitearen aldeko apustua egiten duten enpresak.

Bideodeiaren bidezko on line komunikazioa aukera ezin hobea izan ohi da ekonomikoki eta denboran aurrezteko: erakundea hornitzaileekin, bezero berriekin harremanetan jartzea ahalbidetzen du, edo distantzian lan egin ahal izatea lekuz aldatu beharrik gabe. Horrek, era berean, produktibitatea handitzea ahalbidetzen du.

Aipatutako tresnak potentzial handia du, eta egun, laneko elkarrizketak egiteko eta dagoen tokian egonda ere talentua atzemateko ere erabiltzen da, betiere, horretarako beharrezkoak diren baliabide guztiak optimizatuz.

Enpresaren komunikazio arloan, hurrengo urteetarako joera da bideokonferentzia-tresnak izatea komunikaziorako tresna erabilienetakoa.

Bideokonferentziek eskaintzen dituzten abantailek enpresa askoren arreta piztu dute, kasu askotan ETEak izan ohi dira; izan ere, bezeroekin eta beste profesionalekin bulegotik mugitu gabe komunikatzeko aukera eskaintzen diete.

Bilera ez-presentzialen edo bideokonferentzien abantailak: 

  • KOSTUAK MURRIZTEA
    Bilera asko urrunetik egin daitezke, lekuz aldatzeko denborarik eta dirurik erabili gabe. Hori, enpresa askok, oso modu positiboan baloratzen dute eta zuzenean laguntzen du emaitzetan eta produktibitatean.
  • KOMUNIKAZIO KOPURU HANDIAGOA
    Merkatuko bideokonferentzien tresnaren bat erabiltzeak dakarren erosotasunari esker, edozein enpresak bezeroekin, bazkideekin edo hornitzaileekin oso erraz komunikatzeko aukera ematen du. Era berean, horrela, beharrezkoak izanez gero, komunikazio kopurua handitzen da.
  • BEZEROAREKIN PROIEKTUEN JARRAIPEN HOBEA
    Bezeroek beti baloratzen dute beren proiektuei egindako jarraipena edo ditugun harreman profesionalak. Bideokonferentziekin, distantzia ez da arazo izaten bezeroarekin maiz aurrez aurre hitz egin ahal izateko, jarraipen egokia eskainiz eta topaketa birtualen bidez askoz ere hurbilago egonez. Zalantzarik gabe, askotan, bezeroaren asebetetzea fidelizatzeko eta hobetzeko tresna nagusi bihur daiteke.
  • LAGUNTZAILEEKIN ETA ENPLEGATUEKIN EGINDAKO PROIEKTUEN JARRAIPEN HOBEA
    Gauza bera gertatzen da egoitza nagusia ez den beste lekuetan deslokalizatuta dauden enpresako profesionalekin egiten ditugun proiektuekin ere. Bideokonferentzia-irtenbideen bidez haiekin bildu ahal izateko aukerak profesionalarekin harreman hobea izatea, proiektuaren jarraipen egokiagoa egitea eta proiektuarekiko hurbiltasun handiagoa izatearen sentsazioa izatea ahalbidetzen du.

 

NOLA EGIN BILERAK ON LINE MODU ERAGINKORREAN

Bilera fisiko batera joaten garenean bezala, on line bileretan ere, ondo atera daitezen, zenbait arlo hartu behar dira kontuan. Akats handia izan ohi da pentsatzea bideodei bidezko bilerak aurrez aurrekoak baino sinpleagoak edo prestatzeko errazagoak direla. On line bidezko bilera modu fisikoan egiten dena bezain zaila izan ohi da prestatzeko.

 

  • Ingurua: Emaiozu begirada bat inguruari. Aretoaren argiteriari edo partekatutako idazmahaiaren ordenari. Nahi ez dugun arren, gure garunak arlo horietan ipiniko du arreta eta gure erreakzioa eta bilerari buruz dugun pertzepzioa baldintzatuko dute.
  • Probak: Probatu bideoa eta audioa, egiaztatu dena eskura duzula, baita bileran zehar partekatu nahi dituzun dokumentuak ere.
  • Zaratak eta arreta galtzea: On line bidezko bileran, saihestu arreta ez galtzen. Saiatu zauden aretoan zarata karrankaririk egon ez dadin eta itzali edo isildu sakelako telefonoa.
  • Koordinatu eguneko agenda: Hasi baino lehen, bileran landu nahi dituzun gauza garrantzitsuekin gai zerrenda eskura izatea da egokiena. Horrela, gaiak “ezabatu” ahal izango ditugu eta ez duzu ezer zintzilik utziko.
  • Ez bidali dokumentuak zuzenean: Hobe da idazmahaia partekatzea eta puntu garrantzitsuenekin zuzenean komentatzea.Bileraren ostean, bildu material guztia eta multzoan partekatu.
  • Idatzi oharrak: Bileran oharrak idazteak arazoaren pertzepzioa hobetzen du eta konpontzen laguntzen du.
  • Egin bilearen plangintza: Egin landu beharreko puntuen aurretiazko plangintza.
  • Errespetatu timing-a: Ohikoa da bilerek aurrez ezarritako denbora-epea gainditzea. Bilerak 1 ordu baino gehiago ez irautea izango litzateke egokiena. 30 eta 60 minutu arteko denbora tartea da kontzentrazio eta inplikazio maila altua mantendu dezakegun denbora.
  • Dei egin beharrezko pertsonei: Benetan eraginkorra den bilera izateko eta egin beharreko zeregin zehatzen zerrendarekin, dei egin zuzenean inplikatutako pertsonei. Bileran parte hartu beharko luketen pertsonen gehieneko kopuruak ez luke 6 baino gehiagokoa izan beharko.
  • Baloratu bileraren interesa: Bilera horretan esan behar dena jakinaraz al daiteke bizkorragoa den beste bitarteko baten bidez, eta ordubetez hainbat pertsonak zereginak alde batera utzi beharrik izan gabe? Bilera asko saihestu daitezke; izan ere, interesik eta helburu argirik gabe deitzen dira.
  • Galdera eta erantzunetarako denbora: Landutako puntu bakoitzaren ostean, galdera eta erantzunetarako denbora-tarte bat ezarri, ez bileraren amaieran. Horrela, parte-hartzaileek izan ditzaketen zalantzak argitu ahal izango dituzte.
  • Bileran konprometitutako ekintzak egin: Langilea izugarri haserretzen da bileran denbora luzea igaro ostean bertan landutako ezertxo ere ez bada egiten. Guztiz desmotibagarria izatez gain, ez da batere produktiboa.

1.3. Hangouts

Hangouts Google-k garatutako bat-bateko mezularitzako plataforma anitzeko aplikazio mota da; Google Talk, Google+ Messenger eta Google+ Hangouts zerbitzuak ordezkatzeko sortu zen, zerbitzu horiek guztiak batuz. Hangouts-en bidez, bi erabiltzaile edo gehiagoren artean elkarrizketak manten daitezke.

Google Hangouts

Aplikazioaren berrikuntzetako bat da PCan eta datu mugikorretan baliabideen kontsumoa murriztea. Era berean, kontaktuei SMSa bidaltzeko aukera ematen du Interneteko konexiorik gabe geratuz gero.

Hauek dira tresna honekin egin ditzakegun zenbait gauza:

  • Bideokonferentziak egin beste 9 pertsonarekin (gehienez)
  • Bideokonferentzia publikoak edo esklusiboak sortu, eskatuz gero
  • Hangout-ekin hainbat kamera konektatu, trukatzeko aukerarekin. Horrela, areto bateko eremu desberdinak edo hainbat pertsona ikusi ahal izango lirateke
  • Hangout-a ikusi ahal izango duzu gailu mugikorretatik (Android eta iPhone)
  • Dokumentuak igo ditzakezu Hangout-era,eta ondoren bertakoen artean partekatu
  • Zure pantaila parteka dezakezu (guztiz edo partzialki, hau da, leiho zehatz batzuk)

Bestalde, Googlek, duela denbora bat Hangouts Meet jarri zuen abian, profesionalen arteko bideokonferentzietarako Googleren app-a.

Bideokonferentzietarako Googleren app-a

Tresna hau profesionalek erabiltzeko asmoarekin sortu zen. Oso aplikazio sinplea da, ezaugarri gehiegirik gabe. Bertan, bilerak bideoan egiteko gai izango gara, konplexutasun gehiegirik gabe. 

Hitzaldiak gehienez 30 parte-hartzailekoak izango dira eta esteka bidaliz abiatu ahal izango dugu.

Programatutako bideokonferentziak gonbidatu bakoitzaren Googleko egutegian sinkronizatuko dira.

Aplikazioa G Suitera (enpresa eta profesionalei bideratutako Googleren plataforma) atxikita dauden erabiltzaileek erabiltzera dago bideratuta. Gainerako erabiltzaileek plataforma erabili ahal izango dute, baina ez dute eskuragarri dauden ezaugarri guztiez gozatuko.






1.4. UberConference

UberConference lineako aplikazioa da eta audioan multikonferentzia egiteko aukera ematen du. Avatarren sistema berritzailea erabiltzen du, eta horren bidez, denbora errealean jakinarazten dizu norekin ari zaren hizketan, profila ikusteko aukera ematen dizu, eta mute moduan jar daiteke gonbidaturen bat kanpoan baldin badago. Bestalde, bilera guztia graba daiteke eta Mp3-an deskargatu (ordainpeko aukera).

UberConference


Zerbitzu honen balio diferentziala honako hau da: bertara jotzen duten erabiltzaileek fitxa bat betetzeko aukera dute informazio pertsonalarekin (argazkia, deskribapen-testua eta abar).

Produktibitateari dagokionez, bilera-deialdiak posta elektroniko edo SMS bidez kudeatzea ahalbidetzen duten ezaugarriak ditu, eta bileraren amaieran, akta bat sortzeko aukera eskaintzen du, landu diren gaien laburpenarekin edo bertan hartutako konpromisoekin.



1.5. Bileretan pantailak partekatzea

Bileretan hain erabilgarria den aukera honek idazmahaia partekatzeko pantaila edo bileran erabiltzen den aplikazioa aurkeztea ahalbidetzen du. Horrela, askoz ere errazagoa izango da bileraren haria ez galtzea

JOIN.ME

Join.me aukerak bideokonferentziak edo bilerak sortzeko aukera ematen die erabiltzaileei eta enpresei; horrela, parte-hartzaileetako bat aretoko administratzailea izango da eta bere sistemako leihoa edo aurkezpena erakuts dezake diapositibetan edo pantaila osoan parte-hartzaileekin komunikatzen den bitartean.

join me


Hauek dira ezaugarri nagusiak:

  • Ordenagailuekin eta smartphone eta tabletekin bateragarria.
  • Mugarik gabeko audioa erabiltzaile guztientzat VoIP bidez, bai PCtik, bai gailu mugikorretatik.
  • Konferentziak grabatzea ahalbidetzen du. Horiek seguru biltegiratuko dira LogMeIn-en hodeian.
  • Bilerak aurrez programatzea ahalbidetzen du, iristen ari diren erabiltzaileak elkartu daitezen.
  • Bilerek, orotara, 250 parte-hartzaile izan ditzakete denbora errealean.
  • Bileraren erdian aurkezlea alda daiteke azalpenekin berak jarrai dezan.

Join.me aukerak doako bertsioa eta ordainpekoa ditu. Eskakizun gehiegirik gabeko erabiltzaileentzat, doako bertsioak funtzionalitate interesgarri asko ditu; hala eta guztiz ere, langile gehiagoko edo bilerei buruzko kontrol handiagoa behar duten enpresen kasuan, litekeena da plataformako ordainpeko bertsioak erabili nahi izatea.



1.6. Bilera baterako hitzordua erreserbatzea / eskatzea

Bilera edo ekimen baten aurretiazko antolaketa ezinbestekoa da parte-hartzaileen disponibilitatea izateko. Jarraian ikusiko ditugunen moduko tresnekin, errazagoa izango da bilerak kudeatzea parte-hartze baieztapenekin eta aretoaren erreserbekin.

MEETINGS.COM

Ekimenak eta bilerak planifikatzeko zerbitzuak profesionalki kudeatzeko tresna da.

MEETINGS.com

  • Bilatu lekua eta aukeratu ekimenerako aukerarik onenak.
  • Ostatatze-kudeaketa
  • Kontratuen negoziazioak
  • Parte-hartzaileen erregistro-kudeaketa
  • Konferentzien kudeaketa
  • Bilera txikiak

 Meetings


Erregistroa doakoa da. Ekimena gauzatu nahi dugun hiria aukeratu besterik ez dugu egin beharko. Ondoren, tresnak esango digu zein den aukerarik onena dei egiten zaien parte-hartzaile kopuruaren inguruan aretoa konfiguratzeko. Bestalde, ekimeneko parte-hartzaileentzako hotelean logelak erreserbatzeko aukera ere ematen digu.

RESERVIO

Tresna honen bidez, bezeroekin hitzorduak kudea daitezke webgunearen bidez modu erraz eta intuitiboan. Webgunean erreserben botoiarekin, bisitariek eskuragarri dituzten orduak kontsulta ditzakete eta bientzako egokia dena erreserbatu. 

Reservio

Bezeroarekin zuzeneko harremana eta harreman pertsonalizatua eskatzen duten negozio guztietara bideratuta dago tresna, hauetara esate baterako: mediku-kontsultak, bisitak, tourrak eta abar.

Hauek dira tresna honek eskaintzen dituen zenbait abantaila:

  • Erraztasuna eta bizkortasuna bezeroentzat eta enpresentzat, posta elektronikoa edo deiak saihestuz akordio batera iritsi arte.
  • Enpresak disponibilitate-denborak ezartzen ditu
  • Sistema automatizatua da. Hori dela eta, bezeroarenganako zerbitzu-kalitatea hobetu egingo da erantzunaren berehalakotasunari esker.
  • Gogoratzeko sistema automatizatua. Horrek hutsuneak gutxitzen ditu.

Honako hauek egin ditzakezu tresna horrekin:

  • Egutegia: hitzorduak, erreserbak eta bilerak.
  • Erreserba on line: Bezeroei erreserbak on line egiteko aukera ematen die.
  • Bezeroen administrazioa: Bezeroen ikuspegi zehatza. Era berean, fidelizazio-programa erabiltzen du. Horrek bezeroen lehentasunen eta zaletasunen oharrak hartzen ditu.
  • Parte-hartzailea: Negozioa nola doan kontrolatzen du, txosten zehatzak eskaintzen dizkigu.
  • Gogorarazpenak: Ahaztutako hitzordu kopurua murrizten du, jakinarazpenak sms eta email bidez bidaliz.
  • Integrazioak: Google Calendar, iCal, edo webgunearekin integrazioa ahalbidetzen du.

 

Tresna honek eskaintzen duen gauzarik interesgarriena webgunean ERRESERBEN KONTU bat gehitzea da. Hori dela eta, hurrengo pausoak ematen jarraitu behar da:

  • Tresnan erregistratu, negozioarekin lotutako informazio guztia betez.
  1. Sakatu “sustatu” botoian, administrazio-panelaren goiko barran.
    Reservio
  2. Aukeratu botoiaren diseinua, idatzi testua eta kopiatu urdinez markatutako kodea. Horrela sortuko da CTA (Call To Action) botoia webgunean.
    Reservio

  3. Webgunean, erreserbaren estekari testu bat ere sor diezaiokegu (2. aukera)
  4. Erreserben aplikazioa gehitu Facebookeko FAN PAGEri (3. aukera)
    Reservio
    Panel honetan konfiguratu beharko dira plataforma honen bidez erreserbatu nahi direla aurrez zehaztu ditugun ekimenak edo zerbitzuak.
SIMPLYBOOK

On line bidezko erreserba-sistema duen softwarea, web-orrialdeetarako, facebookerako eta egutegiko app-rako. Sektore guztietako enpresa txiki eta ertainentzako zerbitzuak hornitzeko on lineko hitzorduen erreserba-sistema da.

Simplybook

Hauek dira tresna honen zenbait ezaugarri:

  • Baieztapen-mezua. Bezeroak erreserba egiten duenean, horren berrespena jasoko du berehala. Mezu horrek hitzorduari buruzko informazioa du: hitzorduaren ordu zehatza, zer zerbitzu erreserbatu dituen eta norekin. Mezu honek erreserba baliogabetzeko esteka ere izan dezake. Beti hobe da bezeroei erreserbak erraz baliogabetzeko aukera eskaintzea.
  • Posta elektronikoaren gogorarazpena. Erreserbatutako zerbitzuak egin baino zertxobait lehenago, bezeroak gogorarazpen automatikoa jasoko du baieztapen- edo berrespen-mezuaren antzeko argibideekin.
  • Asebetetze-mezua. Erreserba amaitu ostean, sistemak emandako zerbitzuari buruzko iritzi-eskaera bidaliko dio bezeroari. Bezeroa gustura baldin badago, web-orrian erakutsi beharreko aipamen egokia lortuko du. Bezeroa gustura ez baldin badago, zerbitzuak hobetzeko datuak lortuko ditu.
  • Sustapen-sistema.  Sustapen-sistemak bezeroekin harremanetan mantentzeko eta haiekin negozio gehiago egin ahal izateko modua eskaintzen du.

Sustapen puntualak sor daitezke. Horiek egun jakin batzuetan soilik izango dira baliozkoak edo denbora jakin batean soilik erreserbatu daitezke.

YOU CAN BOOK ME

Aurreko tresnak bezalaxe, youcanbook.me ere erreserba-zerbitzua da eta zure APIrekin Google Calendar-en txerta daiteke. Programazio pertsonalizatuko orrialde bat eskaintzen digu bezeroek hitzorduak erreserbatzeko, zerbitzuetarako, irakaspenetarako eta abarretarako sarbidea izan dezaten.

Doako bertsioak hainbat ezaugarri ditu eta egokia da erabilera-kasu gehienetarako. Premium bertsioa eskuragarri dago egutegiko 10 $/m-ren truke.

Aplikazio honek programazioko web-orri pertsonalizatua eskaintzen digu. Horretatik, bezeroek edozein gailutan ikusi eta erreserbatu ahal izango dute aplikazioan erregsitratu beharrik izan gabe. Tresna honekin, erreserbak Google Calendarrera joaten dira zuzenean eta berrespenak email bidez egin daitezke.

Erregistroa Google Calendar-ekin egiten da eta egutegi bat soilik gehitzen da. Horrela, beste baten erregistroa egin nahi baldin bada, funtzionalitatearengatik ordaindu egin beharko da.

Dashboard



1.7. Eskuragarritasuna

Posta elektronikoa erabiliz bilera antolatzeak nolabaiteko konplexutasunak dakartza berekin:  askotan, emailak bidali eta jaso ibiltzen gara, parte hartu behar duten alderdi guztiei ondo datorkien ordu bat erabaki arte.

Internetek gure eskura jartzen ditu hainbat tresna bilerak programatzeko, gure ordutegi-eskuragarritasunarekin esteka bat partekatuz. Horrek asko errazten du lana.

TIME ZONE NINJA

Mundu osoan bilerak programatzeko tresna.

Hauek dira jarraitu beharreko hiru pausoak: 

  1. Sartu parte-hartzaileen kokapenak eta gustuko ordutegia.
  2. Bileraren denbora optimoa topatu.
  3. Deia programatu.
TIME ZONE NINJA
Kokapenei buruzko informazioa sartu ondoren, “ninja ordua” zein den esango digu; hau da, parte hartzaile guztiek bileran parte hartu ahal izateko ordu optimoa.

DOODLE

Denen artean ezagunena den on line planifikatzailea Doodle da, bilerak, ekimenak eta abar antolatzeko hainbat dei egitea edo hainbat email edo mezu bidaltzea saihesten duen tresna automatizatu oso sinplea. Ondorioz, antolaketa hobetzen du, bai eraginkortasunari dagokionez, bai bizkortasunari eta zehaztasunari dagokionez.

Inon erregistratzeko eta programarik instalatzeko beharrik izan gabe, Doodle-ek honako hau egiteko aukera emango digu:

  • Hainbat data eta ordu proposatu.
  • Gonbidatuek aukera bat edo hainbat aukera hauta ditzateke eta aukeraketa horien inguruko aipamenak egin
  • Gonbidatuei gainerakoek hautatutakoak ikusteko aukera eman.
  • Azkenik, hitzordua ezarri, inkestaren emaitzen arabera (boto gehien jasotako data eta ordua izango dira behin betikoak).

 

Ekitaldiaren plangintza

Demagun bilera antolatu nahi dugula:

  • Lehenik, tresnan sartu beharko dugu.
  • Bertan gaudela, “doodle bat edo ekimen bat sortu “ botoia sakatu beharko dugu. Orrialdean sartu ostean, ekimenaren datu orokorrak sartu beharko ditugu: izenburua, deskribapena, oharrak, eta kokapena (Skype bide izango den, deia, Hangaouts eta abar).
Doodle


Jarraian, tresnak egutegia erakutsiko digu; bertan, proposatzen ditugun egunak markatu beharko ditugu gelditzeko data posible gisa.

Doodle

Hurrengo pantailan, gure inkestarako aukera bereziak behar ez baldin baditugu (orokorrean ez dira behar izaten), “Hurrengoa” sakatu beharko dugu ostera ere, “Basic Poll“ aukeran.
Doodle


Eta orain, gure afarira etortzea nahi dugun pertsonei gonbidapenak bidaltzea besterik ez zaigu geldituko. Doodle-ek bi bidalketa-aukera proposatzen ditu:  guk egitea edo programak berak gauzatzea. Prozesua errazagoa izan dadin, guk egiteko aukera hautatuko dugu. Horretarako, "Amaitu" botoian sakatuko dugu.
Doodle

Une horretatik aurrera, Doodle-k emaila bidaliko digu inkesta antolatzean zehaztu dugun posta-helbidera. Inkesta sortu dela azalduko digu eta horren esteka gonbidatu guztiei bidal diezaiegun gonbita egingo digu. Horixe egingo dugu jarraian: posta elektronikoa bidali dagokion estekarekin. Whatsapp bidez ere egin dezakegu (asko erabiltzen da eta prozesua bizkortzen du).

Proposamenaren bozketa

Ekitaldiaren plangintza egin ostean eta parte-hartze esteka gonbidatuei bidali ondoren, inkesta martxan izango dugu. Bakoitzak sartu eta klik egin beharko du ondoen datorkion datan eta orduan. Gainear, Doodlek gure botazioei aipamenak gehitzeko aukera ere ematen digu. Guztiek botoa eman ondoren, honelako zerbait izango dugu:

Doodle

Oso sinplea denez, Doodle oso erabilgarria izan ohi da ekimenen plangintza egin, eta hitzorduak eta bilerak antolatzeko.

1.8. Bileraren helburuak

Bileran zehar helburura iristea, denbora optimizatuz eta parte-hartzaile guztien asebetetzea irabaziz, batzuetan, zertxobait utopikoa izan ohi da.

Bilerek modu eraginkorrean eta produktiboan aurrera egitea baldin bada helburua, ez dugu aurreko antolaketa soilik zaindu behar. Bilera arrakastatsuak aurrera eramateko helburua eta fase desberdinak kontuan izatea komeni da.

Bilera guztiek hiru alderdi nagusi dituzte. Bilera moten eta parte-hartzaileen profilaren arabera, laburragoak edo luzeagoak izango dira.

  1. Sarrera
    Parte-hartzaileak agurtu edo guztiak ezagutzen ez badira, aurkezteko balio du. Jarraian, gaiak eta bileraren helburua argitzen dira, baita agenda ere.
    Helburuaren kasuan, xedea ez da eztabaidatu beharreko gai desberdinen helburuak zehaztea, bileraren helburua zehaztea baizik. Hau da, bilerarekin zer lortu nahi den eta arrakastatsutzat jotzeko zer baldintza izan behar dituen.
    Bilera motaren eta parte-hartzaileen arabera, sarrera luzeagoa edo laburragoa izango da. Aurrez erabaki ez baldin abda, bilerako akta egiteko arduraduna izandatzeko unea izango da.
  2. Alderdi nagusia
  3. Alderdi nagusian, bileraren helburua lortu dela eta parte-hartzaileek modu eraikitzailean laguntzen dutela bermatu behar da.

  4. Amaiera

Amaieran, jakin behar da parte-hartzaileren batek galderak dituen, bilerako puntu garrantzitsuenak laburtu eta ondorioak atera behar dira. Gainera, zereginak aurrera eramateko hurrengo pausoak, epeak eta arduradunak berresteko unea da, baita horiek enkarguekin konpromisoa hartzekoa ere. Ondorioz, amaierak emaitzak eta konpromisoak bermatzeko balio du.

 

Bileretan helburuak lortzen laguntzen diguten tresnak:

 TEAM MEEETING CHECKLIST

3 pauso jarraituta, bilerak askoz ere eraginkorragoak izatea lortuko dugun tresna sinplea.

  1. PAUSOA: Bileraren data, kokapena eta helburua aukeratzea, eta parte-hartzaileak gonbidatzea.
    Team Meeting
  2. PAUSOA: Taldeko bilera-zerrenda eraginkorraren bidez joan. Hemen, dagoeneko edo bileraren aurretik, bileran zehar eta ondoren ditugun eta ez ditugun itemak txekeatu beharko ditugu. Hauek esate baterako:
    - Helburu argiak zehaztuta, taldea jakinarazita, aretoa eta agendak prest eta abar.
    Team Meeting
  3. PAUSOA: Parte-hartzaileei informazioa bidali.

TEAM MEEETING TIMER

Team Meeting Timer bileren tenporizadorea da. Bilera-aretoan ordu gutxiago alferrik galtzea da horren helburua.

Hauek dira jarraitu beharreko pausoak:

  1. Tenporizadorearen aurpegia ukitu iraupena ezartzeko.
    Team Meeting Timer

  2. Kontu erregresiboa automatikoki abiarazten da.
  3. Tenporizadoreak taldeko bilera hobetzeko aholku baliotsuak eskaintzen ditu.
  4. Denbora agortzen denean, bilera eten beharko da.


1.9. Bileren jarraipena

Bilerak luzatzearen arrazoia denbora ez kontrolatzea eta gai asko aipatzea izan ohi da, baita hainbat ekintza eztabaidatu ostean azkenean adostu zen horrekin despistatzea ere.
 
Bilera eraginkorragoa izan dadin, eta zerbaitetarako balio dezan, beste behin ere, argi izan behar dugu bileraren helburuak bete direla eta guztiek dutela zehaztutako ekintzen eta adostutako erantzukizunen berri jarraipen egokia eman ahal izateko. Horretarako, beharrezkoa da horien jarraipena egitea, oharpenak eta abar… horien bidez, bileraren jarraipena egin ahal izango dugu eta a posteriori baloratu ahal izango dugu balio izan duen ala ez.

EVERNOTE

Esaten den guztia idazteko bileran zuzenean lan egin daitekeen tresna. Argazkiak atera eta audioak gehitzeko aukera ematen du. Bileren arazoetako bat izaten da hainbat iruzkin egiten ditugula eta denboran zehar testuingurua galdutakoan ulergaitzak bilakatzen direla; baina eskemari edo zirriborroari argazki bat atera eta bileraren zati bateko audioa gehituz gero, ez da edukirik galduko denborak aurrera egingo badu ere. Lainoko multiplataforma izanik, era sinkronizatuan irakur edo edita daiteke beste edozein gailu.

Evernote


ANY.DO

Bilerak aurrera egin ahala, zereginak edo jakinarazpenak sortu ahal izateko tresna. Oharrak geolokalizatzea ahalbidetzen du, eta horrela, jakinarazpenak ezar daitezke kokapen geografikoaren arabera.

Any.do

MIND MEISTER

Buruko mapak gauzak argiago ikusten laguntzen duten oso tresna ahaltsuak dira. Bileran kontzeptuak modu grafikoan idatz daitezke aplikazioan, eta ondoren, Evernote-n idatzitakoarekin, gauzak lotu.

mindmeister


BILERAKO AKTAK

Akta bilera jakin batean landutako gaiak eta akordioak erregistratzen dituen dokumentu idatzia da, betiere, gertatutakoa ziurtatzeko eta adostutakoari baliozkotasuna emateko helburuarekin.

Akta formalagoa izan daitekeen arren, aktak informalago ere egin daitezke taldeko bileretan, bezeroekiko eta hornitzaileekiko bileretan, zuzendaritza bileretan eta abar.

Akta garrantzitsua da; izan ere, islatuta geratzen diren ohar, laburpen, eztabaida eta ekintza horiek bakoitzak zer egiten duen, zer akordiotara iritsi zen, zer desadostasun izan ziren… jakiteko balio dute.  

Oro har, aktaren berriskupena eta onarpena eskatzea ahaztu ohi da. Horrek esan nahi du parte-hartzaile guztiek irakurri behar dutela akta, guztiek berma dezaten bertan islatutakoa eta adostutakoa bat datozela, ez zegoela gaizkiulerturik ea ez dagoela ez-egite garrantzitsurik. Inork ez badu eragozpenik jartzen, guztiak ados daudela ulertzen da. Askotan ez dira aktak irakurtzen, horixe da gertatzen dena. Aktaren berrikusketa oso erabilgarria da bezeroekin eta hornitzaileekin. Horiekin argi eduki behar da zer hitz egin zen, zer erabaki zen eta zer egingo dugun, batez ere honetarako:

  • Adostutakoa bete.
  • Aurreikuspen faltsuak ez sortu.
  • Aldea marka dezaketen xehetasunak gogoratu.
  • Bakoitzaren erantzukizunak eta konpromisoak zein diren jakin.
  • Zehaztutako epeei buruzko ezagutza izan.
  • Antzemandako lehenetsitako beharrei arreta eskaini.
  • Konpondu gabeko gaiak gogoan izan, hurrengo bileretan itzuliko baitira.
  • Proposamenak nork egiten dituen jakin.

On line bidezko zenbait tresnak bileretako kudeaketa errazten digute, deialditik hasi, eta bilerako parte-hartzaile guztientzako bileretako ondorioetarako, bakoitzari dagokion adostutako ekintzetarako eta abarretarako sarbidera arte.

AGREEDO

Edozein bilera mota prestatzeko, egiteko eta jarraipena emateko tresna. Agendak sortzen ditu, oharrak hartzen ditu eta emaitzak arakatzen ditu. Bileraren izena sor daiteke, gonbidapenak bidali, gai-zerrendako edo landu beharreko gaietako puntuak zehaztu, eta ondoren, egin beharreko ondorengo ekintzak edo zereginak jarraitu. Era berean, bilera amaitutzat emango da guztia amaitzen eta zehazten denean.

agreedo

MINUTES.IO

Tresna honekin, akta bizkor eta sinple egin daiteke; izan ere, bete besterik egin behar ez den txantiloia du.  Gainera, posta elektronikoak atxikitzean, dokumentuak berehala sortzen ditu inizialak, beherago, aurrera eraman beharreko zereginak eta bilerako esku-hartzeak eslei dakizkion. Amaitzean, parte-hartzaileei posta elektroniko bidez bidal dakiekeen linka sortzen da.

minutes.io