Drive

1. Drive

2. Descargar la aplicación

Lo primero, será acceder a la aplicación “Play Store” en nuestro dispositivo móvil con sistema operativo Android (en otros sistemas operativos como el de Iphone, cambiará el nombre de la aplicación, y evidentemente es necesario que el teléfono se trate de un smartphone).

A continuación, en el apartado para buscar, buscaremos las palabras “Google Drive”, para encontrar y descargar la aplicación que nos interesa.

Nos encontrará la aplicación de Google drive sin mayor problema, por lo general será la primera que aparece en la lista, pero si no fuese así, podemos detectarla por su logotipo.

Seleccionaremos la aplicación correspondiente, y a continuación haremos clic en “Instalar”.

Cuando finalice la instalación, te aparecerá un icono correspondiente a Google Drive.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez descargada la aplicación, la primera vez que accedamos a la misma tendremos que seguir los pasos que nos piden, o pulsar la opción "saltar" para comenzar a usar Google Drive.

Una vez dentro, la aplicación móvil de Google Drive, tendrá esta interfaz:

Dentro de la aplicación, podremos encontrar los siguientes apartados tocando el icono  :

• Reciente: Desde este apartado veremos los documentos que se hayan añadido o abierto recientemente en Google Drive.

• Sin Conexión: Son documento que se alojan en la memoria local y pueden ser consultados sin necesidad de estar conectados/as a Internet.

• Papelera: Se almacenan los documentos que eliminamos del Google Drive. No se borran a los 30 días como en Gmail. El contenido de la papelera sigue ocupando espacio

• Notificaciones: Veremos la diferente información sobre archivos que recientemente han compartido con nosotros, así como solicitudes de acceso u otros eventos.

• Copias de Seguridad: Se sincronizan los archivos por lo que tenemos una copia de seguridad.

• Ajustes: Aquí se puede configurar los ajustes de Drive como ampliar el almacenamiento, añadir fotos de Google Fotos a drive automáticamente...

• Ayuda y comentarios: En este apartado tenemos el menú de ayuda que nos ayudará para resolver dudas.

Además en la parte inferior de la pantalla veremos los siguentes iconos:

Inicio: Veremos un resumen de los los documentos abiertos o subidos de manera reciente.

Destacados: Veremos los documentos que hayamos marcado como destacados.

Compartido Conmigo: Veremos los documentos que otras personas hayan compartido con nosotros.

Archivos: Es el acceso a las carpetas y los archivos que hemos ido subiendo o creando en Drive. El nombre de la unidad principal (Directorio raíz) es "Mi Unidad".

3.1. Subir, crear y borrar archivos/carpetas

Crear carpetas

Para crear una carpeta debemos tocar el icono   abajo a la derecha.

Pulsamos la opción "Carpeta".

La aplicación nos pedirá que nombremos la carpeta. A continuación, pulsaremos "Crear".

Subir un archivo

Google Drive permite subir archivos para trabajar con ellos online.

Se puede optar por dos opciones a la hora de subir un archivo:

1. Subir un archivo ubicado en Internet.
   Puedes usar un archivo de algún sitio de Internet. Para ello o buscamos el archivo en Google o desde la web. Una vez en el documento, en la parte superior veremos el icono de Drive. Al pulsarlo nos solicitará que le digamos con qué nombre y dónde lo queremos guardar.
   
   
   

   Para poder completar la subida del documento, necesitaremos estar conectados a una red wifi.

2. Subir un archivo de tu dispositivo.
   Una vez hemos accedido a Google Drive, le damos a ; y se divide en más opciones, elegiremos la opción “Subir” y escogeremos en documento que queramos.
   

Al darle nos sale una pantalla en la que tenemos que decidir el álbum del que queremos coger los archivos. Por defecto nos sitúa viendo los documentos recientes. Pulsamos en las 3 rayas y decidimos el álbum.

De esta manera solo nos deja subir los archivos de uno en uno con lo que por más que intentemos mediante pulsación larga seleccionar más de un archivo, no nos dará la posibilidad de seleccionar. Con lo que haremos una pulsación corta y nos comenzará a subir en cuanto le confirmemos pulsando en la parte superior el icono .

En este caso, no nos preguntará donde guardar, ya que guardando desde Drive, los archivos se suben a la carpeta que nos encontremos cuando le damos al "+".

Tenemos también la posibilidad de subir archivos desde el dispositivo. De esta manera, al contrario que desde el Drive, podríamos subir varios archivos a la vez. Nos vamos por ejemplo hasta nuestra galería en el móvil o tablet y seleccionamos varias fotos. Para la primera daremos una pulsación larga, las demás con pulsaciones cortas sería suficiente.

Estos procesos de subida de archivos a Drive nos pueden servir para liberar memoria de nuestro dispositivo ya que una vez subidos los archivos, podemos proceder a borrarlos del dispositivo (antes de borrar, comprobar que la subida se ha producido, sino corremos el riesgo de perder la información). Además, nos puede servir para pasarlos del dispositivo al ordenador sin necesidad de cables. Para culminar el proceso de pasarlos al ordenador, solo faltaría irnos al ordenador y descargarlos del Drive. Para más información sobre como descargar desde el ordenador lo podemos ver en el curso de "Aprende a gestionarte con las aplicaciones de Google".

Borrar un documento

Si queremos borrar un documento, pulsamos en los tres puntos que tiene y nos saldrá un menú en la parte inferior. Al desplazarnos encontramos la opción de "Eliminar" o "Quitar".
      

3.2. Crear y editar documentos

Para crear o para editar documentos, es necesario tener instaladas las aplicaciones "Documentos de Google" , "Hojas de cálculo de Google"  y/o "Presentaciones de Google" .

A continuación explicaremos cómo hacerlo utilizando la aplicación "Documentos de Google", suponiendo que ya la tenemos instalada en nuestro dispositivo.

En caso de no disponer de la aplicación el proceso de instalación es el mismo que hemos visto hasta ahora (acceder a Play Store, buscar "Documentos de Google" e instalar).

Crear un documento

Primero tendremos que pulsar el icono .

En las opciones que nos muestra, seleccionamos  “Documentos de Google”.

Como podemos observar, se crea un documento nuevo en el editor de textos de "Documentos de Google" que nos permitirá crear nuestros propios documentos. Al terminar, pulsamos el icono que aparece en la parte superior izquierda.

Una vez pulsado el Tic , veremos la vista preliminar del documento. 

Pulsando en la parte superior podemos cambiar el nombre del documento. Por defecto, nos pondrá como nombre la primera frase de texto, pudiendo cambiar si lo deseamos.

Para volver a mi unidad, pulsamos en la "X" situada en la parte superior

Editar un documento

Para editar un documento que previamente hemos cargado en Google Drive, primero tendremos que abrir dicho documento. Para ello, pulsamos el documento que queramos editar.

Se nos abrirá el documento y pulsaremos el icono que aparece en la parte inferior derecha. Como veremos, se nos abrirá el editor de texto de Google y nos permitirá la modificación de nuestro documento.

3.3. Restaurar o Eliminar archivos/carpetas

Para restaurar o eliminar definitivamente los documentos o carpetas eliminados en Drive, tenemos que estar en "Mi unidad". Desde ahí pulsaremos en las tres rayas situadas en la parte superior para que nos salgan las opciones:

Pulsaremos en papelera para ver los documentos o carpetas que hemos eliminado con anterioridad.

 Buscaremos los documentos o carpetas que queramos restaurar o eliminar. Junto al nombre aparecen 3 puntos

Al pulsar sobre los puntos, nos dará la posibilidad de:

• Restaurar: El documento o carpeta volverá a la ubicación que tenía antes que lo hubiésemos mandado a la papelera.
• Eliminar definitivamente: Desaparecerá para siempre de Drive. No habrá forma de recuperarlo.

Desde el ordenador tenemos la posibilidad de vaciar la papelera de una sola vez, algo que desde el móvil o la tablet  no podemos. Para vaciar la papelera, tendremos que eliminar uno a uno los documentos o carpetas.

3.4. Compartiendo archivos

Una de las mayores ventajas que ofrece Google Drive es poder compartir los documentos con otros usuarios (con tus amigos, familiares o compañeros de trabajo). El requisito para que puedan acceder al documento es que la persona con la que lo comparta, tenga cuenta de Google.

Lo primero que haremos para compartir el documento será pulsar los 3 puntos que vienen junto al nombre. Del listado de opciones que nos sale, elegiremos "Compartir".

Tras pulsar en compartir, nos pedirá que introduzcamos la dirección o direcciones de correo electrónico de las personas con las que queremos compartir.

Tras poner las direcciones, tenemos que decidir el permiso que les damos. Si enviamos a varios a la vez, no podemos enviar con permisos diferentes. Para elegir que permisos pulsamos en Editor (que es el permiso por defecto) y nos saldrá 3 opciones:

• Lector: Solo podrá leer el documento, no podrá hacer ni modificaciones ni comentar.
• Comentador: Podrá leer el documento y comentarlo pero no podrá hacer modificaciones.
• Editor: Tiene permiso total.

Por último, pinchamos en enviar  situado en la parte inferior.

3.5. Destacados

Al igual que en Gmail, en Drive puedes destacar todos los documentos que quieras. Para ello debemos pulsar en los tres puntos que tiene el documento que queremos destacar.

En el menú que sale elegimos la opción "Añadir a Destacados".

Para acceder a los documentos destacados, deberemos ir al panel de abajo y pulsar en “Destacados”.

3.6. Documento sin conexión

Imagina que tienes en el Drive guardadas unas entradas de cine, de teatro, un bono de hotel...y quieres asegurarte de acceder a ese documento aunque no haya conexión o cobertura de Internet. Drive te permite activar los documentos que quieras para que tengas acceso siempre que quieras sin tener que preocuparte de si hay o no cobertura.

Para ello debemos pulsar en los tres puntos que tiene el documento que queremos que sea accesible sin conexión y en el menú que aparece elegimos la opción "Activar acceso sin conexión".

Para acceder a los documentos sin conexión, deberemos ir al panel lateral izquierdo y pinchar sobre “Sin conexión”.

3.7. Descargar archivos desde Drive

Podemos descargar al dispositivo en el que estemos un documento que tengamos guardado en Drive. Para ello debemos pulsar en los tres puntos que tiene el documento que queremos descargar.

En el menú que sale en la parte inferior elegimos la opción "Descargar".

Tendremos el achivo tanto en el Drive como en el dispositivo elegido (móvil o tablet). Tanto los Documentos de Google, las Hojas de Calculo de Google como las Presentaciones de Google, al descargar, se descargan en formato PDF.

4. *Ejercicios de repaso

Ejercicios de Google Drive

Accede a la aplicación de Google Drive en tu dispositivo. Vamos a trabajar organizando nuestros documentos: Primero crea una nueva carpeta con el nombre Curso. Sube 4 fotos que tengas almacenadas en tu Smartphone y guardalas en tu carpeta Curso. Ahora comparte la carpeta Curso que contiene las cuatro nuevas fotos con el resto de la clase. Ahora vamos a eliminar y recuperar esta Carpeta que hemos creado. Elimina la carpeta Curso. Recupera (Restaura) la carpeta eliminada a través de la Papelera. Vacía la Papelera. Vamos a repetir el proceso, pero subiremos primero los archivos y crearemos después la carpeta dentro de la que los guardaremos. Elige un archivo almacenado en tu Smartphone y súbelo a tu Drive. En este momento crearemos una carpeta en la que guardarlo. La llamaremos Curso2. A continuación comparte esa carpeta con el resto de la clase.