Compartir

1. Compartir

Una de las mayores ventajas que ofrece Google Docs es poder compartir los documentos con otros usuarios (con tus amigos, familiares o compañeros de trabajo). Para compartir el documento pulsaremos en el botón situado en la parte superior "Compartir".

Nos aparecerá una ventana emergente en la que lo primero que tenemos que hacer es añadir la dirección de correo electrónico de la o las personas con las que queremos compartir el documento.

Junto a la dirección aparecerá un lápiz. Al pulsar nos aparecerán 3 opciones:

• Editar: La persona con la que compartamos el documento podrá modificar el documento a su antojo.
• Comentar: La persona solo podrá comentar el documento. No podrá hacer modificaciones.
• Ver: Solo tendrá permiso para ver el documento.

Tras dar el permiso correspondiente, pulsaremos en "Avanzado" situado en la parte inferior para controlar más ajustes de privacidad del documento.

En la parte superior tenemos la opción de compartir el enlace al documento vía Facebook o Gmail.

Un poco más abajo, tenemos el botón "Cambiar" que al pulsar nos saldrán 3 opciones de privacidad del enlace:

• Activado público en la Web: Cualquier persona puede localizar el documento desde cualquier buscador.
• Activado cualquier usuario con el enlace: Cualquier usuario que acceda al enlace podrá acceder al documento. Esto supone que si se lo enviamos a un amigo y éste a su vez se lo envía a otro, automáticamente ese otro usuario tendrá acceso al documento aunque no le hayamos dado nosotros el permiso.
• Desactivado determinados usuarios: Solo tendrán acceso los usuario que nosotros decidamos.

Cuando hayamos decidido la privacidad, pulsaremos en "Guardar".

En la parte inferior nos dará la posibilidad de:

• Evitar que los editores puedan cambiar el acceso y con ello añadir más usuarios.
• No permitir a los que NO tienen permiso de edición, descargar, imprimir ni copiar el documento.

En la parte central nos dará la posibilidad de enviar una notificación al correo electrónico de la persona avisando que hemos compartido el documento.

Una vez enviado, nos aparecerá el listado de las personas con acceso al documento pudiendo cambiar el permiso dado en cualquier momento. Solo nos quedará pulsar en "Listo".

Las personas con las que hemos compartido, podrán acceder al documento entrando en Drive con su cuenta de Google, en el apartado "Compartido conmigo".

Mencionar

Otra forma de compartir es mencionando a la persona que queremos que tenga acceso al documento. Para mencionar añadimos la @ antes de poner el nombre del destinatario. Mientras vamos escribiendo nos saldrán diferentes alternativas que podemos elegir. Si entre las opciones está la persona que nos interesa, pulsamos encima y desaparecerá la @ quedando el nombre de la persona como enlace. En el caso que esa persona no tenga acceso al documento, nos sale un mensaje en el lateral derecho dando la posibilidad de compartir con él.

Pulsando en el botón azul "Compartir", nos abre una ventana emergente en el que le podemos gestionar los permisos que vamos a dar a esa persona pudiendo ser estos: Ver, Comentario o Editar. Tras dar los permisos, pulsamos en Compartir situado en la parte inferior de la ventana emergente.

Cuando nos situamos encima de la persona mencionada, nos ofrece la opción de:

• Añadir a contactos.
• Enviar correo.
• Programar un evento.
• Enviar mensaje.
• Iniciar videollamada.

1.1. Trabajar de forma conjunta

Una vez compartido el documento, podremos trabajar en él de forma conjunta o simultanea. En la parte superior, veremos círculos de las personas conectadas a la vez, cada una de un color. Ese color servirá para distinguir el cursor de cada persona con acceso al documento, y así saber quién es y dónde está situado en el documento.

(Mantén el ratón encima de la imagen para ver el proceso)

1.2. Comentar

Podemos comentar los documentos que compartimos o puede hacerlo el resto de usuarios con este permiso. Quien solo tiene permiso para comentar con pulsar en cualquier parte del documento y escribir, automáticamente estaría comentando el documento. Pero si tienes permiso de edición, para poder comentar el documento hay que pulsar el botón con forma de bocadillo de texto que está en la parte superior. Nos saldrán dos opciones. Elegiremos "comentar".

Nos aparecerá un cuadro de texto en el que escribiremos el mensaje correspondiente. Para enviarlo pulsaremos en "Comentar". Una vez leído el comentario si queremos eliminarlo, pulsaremos en "Resolver".

(Mantén el ratón encima de la imagen para ver el proceso)

1.3. Enviar

Actualmente Google Docs nos da la posibilidad de enviar un documento de manera directa sin necesidad de compartirlo o descargarlo; incluso lo podemos enviar en distintos formatos.

Veamos un ejemplo:

• Abrimos Google Docs y escribimos una frase de ejemplo.
• Desplegamos "Archivo", nos posicionamos sobre la opción "correo electrónico" y pinchamos sobre "enviar este archivo por correo".
• Una vez realizados estos pasos, Google Docs abrirá la ventana para enviar el correo electrónico.

1. 1. Enviarte una copia: Si marcamos esta opción os enviaremos un correo igual a nosotros mismos.
   2. Para: Aquí introducimos las direcciones de correo a las que queremos enviar el archivo.
   3. Asunto: Pequeña descripción del contenido del mensaje.
   4. Mensaje: Sección en la que podemos escribir el texto que queramos.
   5. No adjuntar: Si marcamos esta casilla el documento no iría como adjunto sino que se copiaría en el cuerpo del correo electrónico.
   6. Formato: Si desplegamos el menú nos dará opciones sobre el formato en el que queremos enviar el documento.
   7. Cancelar / Enviar: Si queremos cancelar el mensaje pulsamos sobre el botón "cancelar" y, para enviar, sobre el botón "enviar".

• Rellenamos los datos, pulsamos el botón de envío y ya tendríamos enviado nuestro documento.