Continuando una hoja de cálculo

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Curso: Hojas de cálculo Google. Crea y edita tus hojas de cálculo
Libro: Continuando una hoja de cálculo
Imprimido por: Invitado
Día: martes, 16 de abril de 2024, 18:59

1. Continuando...

En el capítulo anterior hemos nombrado y cerrado nuestra hoja de cálculo y, para retomar el trabajo donde lo hemos dejado, sólo tenemos que volver a "hojas de cálculo de Google" y seleccionar el archivo con el que queramos trabajar.

Tendremos distintas maneras de ordenar nuestras hojas de cálculo para localizar aquellas que nos interesen; por fecha, por nombre, en forma de cuadrícula...

Una vez abierta de nuevo nuestra hoja de cálculo, continuemos...

2. Formato y arrastre

Lo siguiente que vamos hacer en nuestra hoja de cálculo es dar formato de moneda a los valores que representan dinero.

Seleccionamos la columna de "precio/u" y, tenemos dos caminos:

Desde la barra de menús, seleccionamos "Número", "Moneda".

Pulsando sobre el acceso rápido de moneda Moneda.

Cómo podemos comprobar, una vez que hemos dado el formato de moneda, todas aquellas casillas que tengan relación, serán también formato moneda. ¿Cómodo verdad? continuemos.

Nuestro siguiente paso será completar los valores de la columna de totales. Con lo que hemos visto hasta ahora, iriamos introduciendo las fórmulas a mano, casilla por casilla. Por suerte las hojas de cálculo tienen una herramienta para facilitarnos esta clase de labor, veámosla:

Arrastrar.

En hojas de cálculo es, la acción de posicionarse en la esquina inferior derecha de una casilla seleccionada, clic manteniendo el botón del ratón, y arrastrar por las casillas que queramos completar. Veamos un ejemplo para ver cómo funciona esta herramienta antes de continuar:

Nos permite completar "listas". Si escribimos en una casilla "lunes" y arrastramos, el programa autocompletará el resto de los días (también es válido para meses):

En el caso de las fórmulas, nos permite completar de manera rápida columnas y filas con el  mismo tipo de fórmula, hagámoslo con nuestro presupuesto para ver un ejemplo:

Seleccionamos la casilla que queremos arrastrar que, en nuestro caso es la G5 (la primera del total).

Nos posicionamos en la esquina inferior derecha de la casilla hasta que el cursor cambie a una pequeña cruz (podemos ver un pequeño cuadrado azul).

Pinchamos, mantenemos apretado el botón y arrastramos completando la columna de totales.

Fácil y cómodo, ¿Verdad?

3. Rangos

Una vez que tenemos nuestro valores calculados vamos a añadir un total de esos valores, para ello usaremos lo denominado "autosuma".

En nuestra hoja de cálculo nos posicionamos debajo del final de la columna de totales.

Hojas de cálculo

La idea es que en esa casilla aparezca el total del gasto en material para la fiesta, para ello podemos hacerlo de dos maneras:

Desde el menú de accesos rápidos, en la esquina superior derecha veremos un botón con la letra sigma o sumatorio, pulsamos sobre el botón y se desplegará un listado en el que veremos las fórmulas más usadas:

  • SUM: Suma todas las casillas de un rango.
  • AVERAGE: Obtiene el valor medio de un rango de casillas.
  • COUNT: Cuenta las casillas de un rango.
  • MAX: Muestra el valor máximo de un rango.
  • MIN: Muestra el valor mínimo de un rango.

Hojas de cálculo

Junto con un listado de fórmulas ordenadas por categorías.

En nuestro caso, como queremos sumar el rango de valores de la columna totales, seleccionamos SUM y veremos que nos añade en la casilla el comienzo de una fórmula:

Hojas de cálculo

Pinchamos sobre la primera casilla que queremos incluir en la suma y arrastramos hasta la casilla final que queremos sumar, es decir, le decimos con la fórmula que nos sume las casillas que están dentro del rango que le hemos dado.

Cómo podemos ver en el vídeo también podemos escribir las fórmulas; para este caso lo que hemos hecho es,

  • Empezar con el signo "=".
  • Escribir SUM() y, entre los paréntesis, el rango de casillas que queremos sumar separando la primera casilla de la última con el signo ":" que, en este caso, sería =SUM(G5:G10).

Fácil, ¿Verdad?. Veamos un par de ejemplos de cómo podemos usar estas fórmulas antes de continuar:

Obtener una media.

Si, dado un conjunto de datos numéricos, queremos obtener cual es el valor medio podemos usar "Average".

  • Seleccionamos la casilla donde queremos que se muestre el valor medio.
  • Pulsamos sobre el botón de "sumatorio".
  • Elegimos "Average"
  • Seleccionamos el rango de valores del que queremos obtener la media.
  • Pulsamos intro para aceptar la fórmula.

Valor máximo:

Para obtener cual es el valor máximo de un rango de valores podemos usar la fórmula MAX.

  • Pulsamos el botón de "sumatorio".
  • Seleccionamos "MAX".
  • Elegimos el rango de valores del que queremos obtener el valor máximo.
  • Pulsamos intro para obtener el resultado.

4. Añadiendo

Ya tenemos hecha una gran parte del presupuesto para la fiesta con las operaciones básicas de las hojas de cálculo.

Lo siguiente que vamos hacer es añadir una pequeña tabla de dos columnas y tres filas en la que vamos a añadir:

  • Presupuesto cliente.
  • Gastos totales.
  • Ganancias.

Veremos que el título de "Presupuesto cliente" es más grande que la propia casilla, para hacer una casilla más larga nos posicionamos en la barra de columnas y, desde la línea entre letras cuando el cursor cambie de forma, pichamos y estiramos hasta que tengamos el tamaño que nos interesa.

Y, por último, coloreamos los títulos para que se distingan mejor.

Una vez que tengamos introducida esta tabla:

  • Escribimos 350€ en la casilla que corresponde a "presupuesto del cliente".
  • Escribimos en la casilla de "gastos totales" =" pinchamos en la casilla del total de gastos" que, en nuestro caso es G11.
  • En la casilla de "ganancias" hacemos la resta entre "presupuesto de cliente" y "gastos totales" que, en el ejemplo sería =J4-J5.

5. Copiar, pegar, duplicar y cortar

Una vez que tenemos nuestro pequeño presupuesto hecho, imaginemos que queremos reusar la hoja para otro cliente. Para hacer esto de manera sencilla lo que vamos hacer es copiar y pegar nuestro presupuesto en una hoja nueva.

ImportanteSi utilizamos un navegador distinto a Google Chrome las funciones del botón derecho, copiar, cortar y pegar hay que hacerlas a través del teclado.

CTRL+C: Copiar
CTRL+X: Cortar
CTRL+V: Pegar

Tenemos dos formas distintas según la situación de si queremos copiar todo o solo una parte:

Copiar y pegar:

  • En la esquina inferior izquierda pulsamos sobre el signo + para añadir una hoja nueva.

Hojas de cálculo

  • Seleccionamos la hoja de las tablas del presupuesto que queremos copiar.
  • Seleccionamos todas las tablas que queremos copiar y hacemos clic derecho sobre la selección.
  • Seleccionamos la opción copiar.
  • Pinchamos sobre la pestaña de la hoja nueva para activarla.
  • Pegamos en la hoja nueva.

Duplicar:

La opción más sencilla si queremos copiar todo lo que se encuentra dentro de la hoja de cálculo.

  • Nos posicionamos sobre la pequeña flecha de la hoja que queremos duplicar.
  • Pinchamos y seleccionamos la opción de "duplicar".
  • Veremos que se crea una copia de la hoja al lado de la original.

Cortar:

En el caso de querer cambiar de posición una tabla o un conjunto de datos la manera de hacerlo es a través de la opción "cortar", para ello simplemente seleccionamos lo que queremos mover, botón derecho, seleccionamos la opción "cortar" y, una vez hecho esto, nos dirigimos a donde queremos mover, volvemos a pulsar botón derecho y elegimos la opción "pegar".

Si no nos gusta la posición donde hemos pegado, podemos usar el botón "deshacer" o pulsar Ctrl+Z (no sólo nos sirve para este caso sino para cualquier acción en la que queremos volver atrás).

 

6. *¿Qué hemos aprendido?

  • No hace falta guardar el trabajo ya que se guarda de manera automática.
  • Podemos dar distintos formatos a las casillas de datos.
  • Podemos arrastrar fórmulas para ahorrarnos trabajo introduciendo datos.
  • Podemos realizar distintos cálculos de manera rápida y sencilla con el botón de "sumatorio".
  • Podemos añadir, cortar y pegar hojas dentro de nuestro libro de cálculo.
  • Podemos deshacer las acciones con el botón atrás o Ctrl+Z.