Uso de hojas de cálculo

1. Manejarse entre celdas

En este capítulo, aprendemos a movernos entre celdas:

• Seleccionar celdas, filas y columnas.
• Desplazar datos de una celda a otra.
• Rellenar celdas.
• Combinar o separar celdas.

1.1. Seleccionar

Vemos las diferentes selecciones que tenemos a la hora de trabajar con una hoja de cálculo.

Seleccionar celda

• Si queremos seleccionar una celda, clicamos en dicha celda y se queda un marco naranja. Vemos las coordenadas que hacen referencia a esta celda (fila y columna), se sombrean en naranja (fila 2 y columna A).

• Si queremos seleccionar un rango de celdas, clicamos en la primera celda y arrastramos hasta la última celda a seleccionar. La selección corresponde a las coordenadas desde la celda B1 hasta la celda E4 (B1:E4).

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar la fila o columna entera, clicamos en sus cabeceras correspondientes, en el caso de las filas, clicamos en el número de la fila y en el caso de las columnas, clicamos en la letra de la columna. La selección corresponde a las coordenadas B1:B1048576.

Seleccionar la hoja

Si queremos seleccionar la hoja entera, clicamos en el "hueco" entre la cabecera de la fila 1 y la cabecera de la columna A. La selección corresponde a las coordenadas A1:XFD1048576.

En el siguiente vídeo, vemos un ejemplo de selección.

1.2. Mover celdas

Si queremos desplazar alguna celda, tenemos varias opciones:

• Seleccionamos las celdas y clicamos en la celda donde está el recuadro naranja y arrastramos hasta la celda que corresponda.

• Seleccionamos las celdas y clicamos en la barra de menú 'Editar' > 'Cortar' y para finalizar, clicamos en la celda donde queremos ponerlo y clicamos en la barra de menú 'Editar' > 'Pegar'.
  Para eliminar la selección que hormiguea, pulsamos la tecla Intro/Enter y confirmamos clicando en 'Sí'.

1.3. Rellenar celdas

Con la hoja de cálculo, podemos usar la opción 'Rellenar', que consiste en que sigue la secuencia que tenemos seleccionada. A continuación vemos los pasos a seguir:

• Seleccionar la celda que contiene la información.
• Con el cursor del ratón, nos ponemos en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, coge forma de "+".
• Clicamos y arrastramos en la dirección que queremos rellenar.

1.4. Combinar o separar

Combinar celdas

Combinar celdas consiste en unir dos o más celdas contiguas en una sola celda. Para ello, seleccionamos el rango de celdas que queremos unir y elegimos una de las siguientes opciones:

• Clicamos en el icono 'Combinar celdas' de la barra de herramientas Formato.
• Desde la barra de menú 'Formato' > 'Combinar y separar celdas' > 'Combinar y centrar celdas' o 'Combinar celdas'.

Separar celdas

Separar celdas consiste en dividir las celdas combinadas, en el rango de celdas que la componen. Para ello, seleccionamos las celdas combinadas y elegimos una de las siguientes opciones:

• Clicamos en el icono 'Separar celdas' de la barra de herramientas Formato.
• Desde la barra de menú 'Formato' > 'Combinar y separar celdas' > 'Separar celdas'.

2. Formato celdas

Un formato adecuado del contenido de las celdas, hace que nuestra hoja de cálculo sea más atractiva y comprensible. Utilizar diferentes tipos de letra, destacar las cabeceras en negrita, cambiar el color de la letra dependiendo del contenido... son unas buenas pautas para representar la información que queremos transmitir.

En la siguiente imagen, mostramos una tabla, sin ningún tipo de formato:

En cambio en esta otra imagen, mostramos la misma tabla, con color de fondo, negrita, hemos añadido un borde y un estilo de sombra:

2.1. Números

Para dar formato a las celdas con datos numéricos, seleccionamos las celdas, filas o columnas y clicamos en la barra de menú 'Formato' > 'Celdas...' > 'Números', elegimos las opciones y clicamos en 'Aceptar'.

Números

En esta pestaña nos encontramos las opciones para modificar la categoría de los números, los decimales, número en negativos en rojo, separador de miles.

Categoría y formato

En la sección de Categoría, elegimos el tipo de información que contienen las celdas seleccionadas, número, fecha, porcentaje, moneda...
En Formato, elegimos uno de los distintos formatos que tiene la categoría elegida.

Opciones

En la sección de Opciones, elegimos cuántos decimales, activamos/desactivamos los números negativos en rojo y/o el separador de millares.

2.2. Tipo de letra

Para modificar el formato del texto, seleccionamos las celdas, filas o columnas y clicamos en la barra de menú 'Formato' > 'Celdas...' > 'Tipo de letra', elegimos las opciones y clicamos en 'Aceptar'.

Tipo de letra

En esta pestaña modificamos el tipo de letra, el estilo y el tamaño de las celdas seleccionadas.

Familia

En Familia, elegimos el tipo de letra para las celdas seleccionadas.

Estilo

En Estilo, elegimos si queremos usar negrita, itálica o ambas.

Tamaño

En Tamaño, elegimos el tamaño de letra para las celdas seleccionadas.

2.3. Alineación

Para alinear el texto, seleccionamos las celdas, filas o columnas y clicamos en la barra de menú 'Formato' > 'Celdas...' > 'Alineación', elegimos las opciones y clicamos en 'Aceptar'.

Alineación

En esta pestaña modificamos la alineación, la orientación y propiedades de las celdas seleccionadas.

Alineación de texto

En Alineación de texto, elegimos la alineación horizontal (izquierda, centro, derecha...) o vertical (arriba, medio, abajo...), de las celdas seleccionadas.

Orientación del texto

En Orientación del texto, elegimos en poner el texto en vertical, los grados en que queremos la inclinación del texto y el borde de referencia.

Propiedades

En Propiedades, elegimos entre ajustar el texto automáticamente o reducir hasta encajar en la celda.

2.4. Bordes

Para añadir un borde, seleccionamos las celdas, filas o columnas y clicamos en la barra de menú 'Formato' > 'Celdas...' > 'Bordes', elegimos las opciones y clicamos en 'Aceptar'.

Bordes

En esta pestaña añadimos un borde, elegimos el estilo de línea y podemos poner una sombra a las celdas seleccionadas.

Disposición de líneas

En Disposición de líneas, elegimos los tipos de bordes que queremos poner a las celdas seleccionadas.

Línea

En Línea, elegimos el estilo, el color y la anchura de línea para poner al borde.

Estilo de sombra

En Estilo de sombra, nos permite añadir una sombra al borde, y podemos elegir la posición, el color y la distancia de la sombra.

2.5. Fondo

Para añadir un color de fondo, seleccionamos las celdas, filas o columnas y clicamos en la barra de menú 'Formato' > 'Celdas...' > 'Fondo', clicamos en el botón 'Color', elegimos el color y clicamos en 'Aceptar'.
Si tiene asignado un color de fondo y queremos quitarlo, clicamos en el botón 'Ninguna'.

3. Insertar o eliminar

En una hoja de cálculo, podemos insertar o eliminar celdas, filas o columnas.

En este capítulo, aprendemos a manejar con celdas, filas o columnas.

• Insertar o eliminar celdas, filas o columnas.
• Modificar el tamaño de filas y columnas.

3.1. Filas

Insertar

Si queremos insertar una fila, seleccionamos dicha fila y disponemos de varias opciones:

• Clicamos en el icono 'Fila' de la barra de herramientas Formato y elegimos entre 'Insertar filas encima' o 'Insertar filas debajo'.
• Desde la barra de menú 'Hoja' > 'Insertar filas' > 'Filas encima' o 'Filas debajo'.

Eliminar

Si queremos eliminar una fila, la seleccionamos y disponemos de varias opciones:

• Clicamos en el icono 'Fila' de la barra de herramientas Formato y elegimos 'Eliminar filas'.
• Desde la barra de menú 'Hoja' > 'Eliminar filas'.

3.2. Columnas

Insertar

Cuando necesitamos insertar una columna, seleccionamos la columna y disponemos de varias opciones:

• Clicamos en el icono 'Columna' de la barra de herramientas Formato y elegimos entre 'Insertar columnas antes' o 'Insertar columnas después'.
• Desde la barra de menú 'Hoja' > 'Insertar columnas' > 'Columnas antes' o 'Columnas después'.

Eliminar

Si queremos eliminar una columna, la seleccionamos y disponemos de varias opciones:

• Clicamos en el icono 'Columna' de la barra de herramientas Formato y elegimos 'Eliminar columnas'.
• Desde la barra de menú 'Hoja' > 'Eliminar columnas'.

4. *Ejercicios de repaso

Sugerimos los siguientes ejercicios para repasar y afianzar lo aprendido en el tema:

Ejercicio 1

• Descarga el siguiente archivo:

• Abre la hoja de cálculo descargada y realiza las siguientes tareas:
  • Inserta columnas para los meses de Febrero y Mayo.
  • Combina celdas para "Venta de sofás".
  • Combina celdas para "2023".
  • Centra vertical y horizontalmente las 3 primeras filas.
  • Elimina la fila 7.
  • Añade un borde exterior y las líneas interiores.

Este es el resultado del ejercicio propuesto: