BILERA PRODUKTIBOAK

1. Bilera Produktiboak

1.9. Bileren jarraipena

Bilerak luzatzearen arrazoia denbora ez kontrolatzea eta gai asko aipatzea izan ohi da, baita hainbat ekintza eztabaidatu ostean azkenean adostu zen horrekin despistatzea ere.
 
Bilera eraginkorragoa izan dadin, eta zerbaitetarako balio dezan, beste behin ere, argi izan behar dugu bileraren helburuak bete direla eta guztiek dutela zehaztutako ekintzen eta adostutako erantzukizunen berri jarraipen egokia eman ahal izateko. Horretarako, beharrezkoa da horien jarraipena egitea, oharpenak eta abar… horien bidez, bileraren jarraipena egin ahal izango dugu eta a posteriori baloratu ahal izango dugu balio izan duen ala ez.

EVERNOTE

Esaten den guztia idazteko bileran zuzenean lan egin daitekeen tresna. Argazkiak atera eta audioak gehitzeko aukera ematen du. Bileren arazoetako bat izaten da hainbat iruzkin egiten ditugula eta denboran zehar testuingurua galdutakoan ulergaitzak bilakatzen direla; baina eskemari edo zirriborroari argazki bat atera eta bileraren zati bateko audioa gehituz gero, ez da edukirik galduko denborak aurrera egingo badu ere. Lainoko multiplataforma izanik, era sinkronizatuan irakur edo edita daiteke beste edozein gailu.

Evernote


ANY.DO

Bilerak aurrera egin ahala, zereginak edo jakinarazpenak sortu ahal izateko tresna. Oharrak geolokalizatzea ahalbidetzen du, eta horrela, jakinarazpenak ezar daitezke kokapen geografikoaren arabera.

Any.do

MIND MEISTER

Buruko mapak gauzak argiago ikusten laguntzen duten oso tresna ahaltsuak dira. Bileran kontzeptuak modu grafikoan idatz daitezke aplikazioan, eta ondoren, Evernote-n idatzitakoarekin, gauzak lotu.

mindmeister


BILERAKO AKTAK

Akta bilera jakin batean landutako gaiak eta akordioak erregistratzen dituen dokumentu idatzia da, betiere, gertatutakoa ziurtatzeko eta adostutakoari baliozkotasuna emateko helburuarekin.

Akta formalagoa izan daitekeen arren, aktak informalago ere egin daitezke taldeko bileretan, bezeroekiko eta hornitzaileekiko bileretan, zuzendaritza bileretan eta abar.

Akta garrantzitsua da; izan ere, islatuta geratzen diren ohar, laburpen, eztabaida eta ekintza horiek bakoitzak zer egiten duen, zer akordiotara iritsi zen, zer desadostasun izan ziren… jakiteko balio dute.  

Oro har, aktaren berriskupena eta onarpena eskatzea ahaztu ohi da. Horrek esan nahi du parte-hartzaile guztiek irakurri behar dutela akta, guztiek berma dezaten bertan islatutakoa eta adostutakoa bat datozela, ez zegoela gaizkiulerturik ea ez dagoela ez-egite garrantzitsurik. Inork ez badu eragozpenik jartzen, guztiak ados daudela ulertzen da. Askotan ez dira aktak irakurtzen, horixe da gertatzen dena. Aktaren berrikusketa oso erabilgarria da bezeroekin eta hornitzaileekin. Horiekin argi eduki behar da zer hitz egin zen, zer erabaki zen eta zer egingo dugun, batez ere honetarako:

  • Adostutakoa bete.
  • Aurreikuspen faltsuak ez sortu.
  • Aldea marka dezaketen xehetasunak gogoratu.
  • Bakoitzaren erantzukizunak eta konpromisoak zein diren jakin.
  • Zehaztutako epeei buruzko ezagutza izan.
  • Antzemandako lehenetsitako beharrei arreta eskaini.
  • Konpondu gabeko gaiak gogoan izan, hurrengo bileretan itzuliko baitira.
  • Proposamenak nork egiten dituen jakin.

On line bidezko zenbait tresnak bileretako kudeaketa errazten digute, deialditik hasi, eta bilerako parte-hartzaile guztientzako bileretako ondorioetarako, bakoitzari dagokion adostutako ekintzetarako eta abarretarako sarbidera arte.

AGREEDO

Edozein bilera mota prestatzeko, egiteko eta jarraipena emateko tresna. Agendak sortzen ditu, oharrak hartzen ditu eta emaitzak arakatzen ditu. Bileraren izena sor daiteke, gonbidapenak bidali, gai-zerrendako edo landu beharreko gaietako puntuak zehaztu, eta ondoren, egin beharreko ondorengo ekintzak edo zereginak jarraitu. Era berean, bilera amaitutzat emango da guztia amaitzen eta zehazten denean.

agreedo

MINUTES.IO

Tresna honekin, akta bizkor eta sinple egin daiteke; izan ere, bete besterik egin behar ez den txantiloia du.  Gainera, posta elektronikoak atxikitzean, dokumentuak berehala sortzen ditu inizialak, beherago, aurrera eraman beharreko zereginak eta bilerako esku-hartzeak eslei dakizkion. Amaitzean, parte-hartzaileei posta elektroniko bidez bidal dakiekeen linka sortzen da.

minutes.io